Entwurf — noch nicht freigegeben

Dieser Text ist eine Vorabfassung aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Er ist von der Betreiberin und der oder dem Datenschutzbeauftragten noch nicht geprüft. Angaben in ⟨spitzen Klammern⟩ sind offene Punkte, die vor der Freigabe ausgefüllt werden.

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten die VIA Fahrdienst GmbH im VIA Flow Dashboard verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage, wer sie erhält und welche Rechte Sie haben.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle: VIA Fahrdienst GmbH, Bornstraße 24, 12163 Berlin
Vertreten durch: ⟨Name der vertretungsberechtigten Person⟩
Datenschutzbeauftragte:r: ⟨Name und Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten — oder die dokumentierte Entscheidung, dass keine Benennungspflicht nach § 38 BDSG besteht⟩
Kontakt für Anfragen zum Datenschutz: ⟨E-Mail-Adresse für Anfragen von Betroffenen — info@via-fahrdienst.de ist eingerichtet; ob sie dafür genutzt wird, ist noch zu entscheiden⟩

Für wen diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für das VIA Flow Dashboard — die Anwendung, mit der das Büro der VIA Fahrdienst GmbH Anfragen, Fahrten und Rechnungen bearbeitet. Sie richtet sich an Mitarbeitende, die sich hier anmelden, und an Kundinnen und Kunden, die über den Link in einer Angebots-E-Mail ein Angebot annehmen oder ablehnen. Fahrgäste, deren Daten das Büro im Auftrag einer Einrichtung oder einer angehörigen Person erfasst, werden gesondert informiert (Art. 14 DSGVO) — ⟨dieser Hinweis liegt noch nicht vor⟩.

Welche Daten wir wozu verarbeiten

Die folgenden Abschnitte beschreiben je Tätigkeit, welche Daten anfallen, auf welcher Grundlage sie verarbeitet werden, welche Dienstleister beteiligt sind und wie lange die Daten aufbewahrt werden.

Anfrage und Angebot

Das Büro erfasst Ihre Anfrage: von der anfragenden Person Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und bevorzugte Sprache; von den Fahrgästen Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Mitgliedsnummer beim Kostenträger; den Kostenträger selbst; Abhol- und Zieladressen, die in Koordinaten umgerechnet werden; Anforderungen wie Rollstuhl oder Begleitung; Anmerkungen. Daraus wird ein Angebot erstellt und per E-Mail versandt. Wird das Angebot über den Link in der E-Mail angenommen, wird die IP-Adresse gespeichert, von der aus die Annahme erfolgte; eine Ablehnung wird ohne IP-Adresse vermerkt.

Betroffene Personen: Anfragende, Fahrgäste, Ansprechpersonen bei Kostenträgern.
Rechtsgrundlage: ⟨Kandidat: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung⟩
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Ja, mittelbar: Aus dem Fahrtziel — etwa einem Dialysezentrum oder einer Praxis — lässt sich auf die Gesundheit schließen, bevor jemand ein Wort dazu schreibt. ⟨Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO — im Verzeichnis noch nicht festgelegt; hängt an der Entscheidung zur Datenschutz-Folgenabschätzung⟩
Eingesetzte Dienstleister: Google Maps Platform, Vercel Inc., Hetzner Online GmbH
Speicherdauer: ⟨Aufbewahrungsfrist — Aufbewahrungsfristen-Tabelle (Ticket 4.1.1); offen insbesondere für Anfragen, aus denen keine Buchung wurde, und für Adressen⟩

Konten von Mitarbeitenden und Fahrpersonal

Konten werden nur auf Einladung angelegt: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status und Sprache; zu jeder Anmeldung die IP-Adresse und die Browserkennung der Sitzung. Für Fahrerinnen und Fahrer zusätzlich das Fahrerprofil — Führerscheinnummer, Ablaufdatum, Heimatposition, Abwesenheiten mit Begründung — und Geräte-Token für Push-Benachrichtigungen. Handlungen im Dashboard werden protokolliert; der Name der handelnden Person wird in den Protokolleintrag kopiert.

Betroffene Personen: Mitarbeitende, Eingeladene.
Rechtsgrundlage: ⟨Kandidat: § 26 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Sicherheit des Systems⟩
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Nein.
Eingesetzte Dienstleister: Functional Software, Inc. (Sentry), Vercel Inc., Hetzner Online GmbH, Google Firebase Cloud Messaging, Twilio SendGrid
Speicherdauer: Eine Sitzung läuft nach sieben Tagen ab; Protokolleinträge werden zehn Jahre aufbewahrt. ⟨Profil ausgeschiedener Fahrerinnen und Fahrer, arbeitsrechtliche Fristen — Aufbewahrungsfristen-Tabelle (Ticket 4.1.1)⟩

Benachrichtigungen per E-Mail und Push

E-Mails enthalten die Empfängeradresse sowie Kunden-, Zahler- oder Mitarbeitendennamen — keine Adressen, keine Fahrtziele, keine Fahrgastnamen; was eine Nachricht enthalten darf, ist technisch festgelegt und nicht dem Einzelfall überlassen. Push-Nachrichten an die Fahrer-App enthalten ein Geräte-Token, öffentliche Kennungen, eine Uhrzeit und ein Kennzeichen; alles Weitere lädt die App erst nach Anmeldung.

Betroffene Personen: Empfängerinnen und Empfänger der Post aus den Tätigkeiten oben; Fahrerinnen und Fahrer sowie Kundinnen und Kunden für Push.
Rechtsgrundlage: Wie die Tätigkeit, der die Nachricht dient.
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Nein — der Inhalt ist technisch begrenzt.
Eingesetzte Dienstleister: Twilio SendGrid, Google Firebase Cloud Messaging
Speicherdauer: Aufbewahrung beim Dienstleister nach dessen Bedingungen — ⟨aus dem jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag⟩.

Betrieb, Protokollierung und Fehlerüberwachung

Fehler werden an Sentry gemeldet — ohne Anfrageinhalte, URLs oder Kopfzeilen und vor dem Versand bereinigt. Die Zugriffsprotokolle des Servers enthalten IP-Adressen und werden durch Rotation nach etwa vier Wochen überschrieben. Das Änderungsprotokoll (Audit-Log) enthält keine Kunden- oder Fahrgastdaten. Zur Abwehr von Anmeldeversuchen werden IP-Adressen kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt, nicht gespeichert.

Betroffene Personen: Mitarbeitende, Fahrerinnen und Fahrer, jede Person, deren Aufruf einen Serverfehler auslöst.
Rechtsgrundlage: ⟨Kandidat: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO⟩
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Nein — durch Bereinigung und die Regel für das Änderungsprotokoll.
Eingesetzte Dienstleister: Functional Software, Inc. (Sentry), Hetzner Online GmbH
Speicherdauer: Zugriffsprotokolle etwa vier Wochen; Änderungsprotokoll zehn Jahre; Fehlerdaten bei Sentry nach dessen Tarif.

Sicherungskopien

Verschlüsselte Sicherungskopien in zwei Ablagen — der Hetzner Storage Box in Falkenstein und einem Google-Cloud-Speicher in Frankfurt. Eine Löschung, die in den Zeitraum einer Sicherungskopie fällt, wird nach einer Wiederherstellung von Hand erneut ausgeführt.

Betroffene Personen: Alle Personen aus den Tätigkeiten oben.
Rechtsgrundlage: Wie die Tätigkeiten, die gesichert werden.
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Wie bei „Anfrage und Angebot“ und „Buchung“ — mittelbar.
Eingesetzte Dienstleister: Hetzner Online GmbH, Google Cloud (Cloud Storage)
Speicherdauer: ⟨Aufbewahrungsdauer der Sicherungskopien — Aufbewahrungsfristen-Tabelle (Ticket 4.1.1)⟩

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten

Die folgenden Unternehmen verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Für jeden ist angegeben, welche Daten ihn erreichen, wo er sie verarbeitet und auf welcher Grundlage eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU erfolgt.

Hetzner Online GmbH

Leistung: Server für die Anwendung und die Datenbank sowie Speicherplatz für die erste Sicherungskopie (Storage Box).
Welche Daten dorthin gelangen: Alle in dieser Erklärung genannten Daten.
Ort der Verarbeitung: Falkenstein, Deutschland — keine Übermittlung in ein Drittland.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: Nicht erforderlich.
Auftragsverarbeitungsvertrag: Abschluss per Klick in der Hetzner-Konsole; ⟨Datum der Annahme — nicht dokumentiert⟩.

Vercel Inc.

Leistung: Betrieb der Weboberflächen — Dashboard und Kundenportal.
Welche Daten dorthin gelangen: Alles, was in der Oberfläche angezeigt wird: Kunden-, Fahrgast- und Rechnungsdaten laufen beim Seitenaufbau und bei jedem Aufruf aus dem Browser über Vercel.
Ort der Verarbeitung: Region Frankfurt (fra1); Anbieter mit Sitz in den USA, mit Übermittlungen in die USA.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: EU-US Data Privacy Framework; Standardvertragsklauseln — ⟨aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Google Cloud (Cloud Storage)

Leistung: Dateiablage — Schadensfotos, Unterschriften als Leistungsnachweis, Rechnungs- und Mahnungs-PDFs — sowie die zweite Sicherungskopie.
Welche Daten dorthin gelangen: Die genannten Dateien und die Sicherungskopie der Datenbank.
Ort der Verarbeitung: Region europe-west3 (Frankfurt).
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: ⟨Kandidat: Google Cloud Data Processing Addendum; Standardvertragsklauseln für Support-Zugriffe⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Google Maps Platform

Leistung: Umrechnung von Adressen in Koordinaten und Routenberechnung (vom Server aus); Adressvorschläge beim Tippen (direkt aus dem Browser des Büros).
Welche Daten dorthin gelangen: Vollständige Straßenadressen und Koordinaten. Aus dem Browser des Büros zusätzlich jede angetippte Teiladresse samt IP-Adresse dieses Browsers.
Ort der Verarbeitung: Google, weltweit.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: ⟨Kandidat: Google Maps Platform Terms — zu klären, ob Google hier Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher ist⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Google Firebase Cloud Messaging

Leistung: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die Fahrer-App.
Welche Daten dorthin gelangen: Geräte-Token, öffentliche Kennungen, Uhrzeit, Kennzeichen — keine Namen, keine Adressen.
Ort der Verarbeitung: Google, weltweit.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: ⟨Kandidat: Firebase Data Processing and Security Terms⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Twilio SendGrid

Leistung: Versand von E-Mails — Angebote, Einladungen, Rechnungs- und Mahnhinweise.
Welche Daten dorthin gelangen: Empfängeradresse sowie Kunden-, Zahler- und Mitarbeitendennamen. Keine Anhänge, keine Adressen, keine Fahrtziele, keine Fahrgastnamen.
Ort der Verarbeitung: Anbieter mit Sitz in den USA, Übermittlung in die USA.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: ⟨Kandidat: Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln — aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Twilio bestätigen⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Functional Software, Inc. (Sentry)

Leistung: Fehler- und Ausfallüberwachung der Anwendung.
Welche Daten dorthin gelangen: Bereinigte Fehlermeldungen — ohne Anfrageinhalte, URLs und Kopfzeilen. Kontodaten der Mitarbeitenden, die Sentry bedienen, und Nutzungsmetadaten.
Ort der Verarbeitung: EU-Region (de.sentry.io) für die Fehlerdaten; Konto- und Nutzungsdaten in den USA.
Grundlage einer Übermittlung in Drittländer: ⟨Kandidat: Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Sentry⟩.
Auftragsverarbeitungsvertrag: ⟨Abschluss nicht dokumentiert⟩.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Die Aufbewahrungsdauer ist je Tätigkeit oben angegeben. Wo dort eine Frist noch als offener Punkt markiert ist, ist sie nicht festgelegt: Die Betreiberin legt eine Aufbewahrungsfristen-Tabelle je Datenklasse fest, auf die diese Erklärung verweist, statt die Fristen hier ein zweites Mal aufzuführen. Für Rechnungsdaten gilt in jedem Fall die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD und § 147 AO.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der VIA Fahrdienst GmbH folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Auf Anfrage stellt Ihnen das Büro eine Zusammenstellung aller zu Ihrer Person gespeicherten Daten bereit — als maschinenlesbare Datei (JSON), einschließlich der Angabe, welche Dienstleister welche Daten erhalten haben.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht — für Rechnungsdaten gilt die Aufbewahrung nach GoBD und § 147 AO.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): dieselbe Datei wie bei der Auskunft.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): ⟨zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift⟩.

Anfragen richten Sie an: ⟨E-Mail-Adresse für Anfragen von Betroffenen — info@via-fahrdienst.de ist eingerichtet; ob sie dafür genutzt wird, ist noch zu entscheiden⟩. Bitte nennen Sie dabei, in welcher Rolle Sie mit uns zu tun hatten — als Fahrgast, als anfragende Person, als Kundin oder Kunde oder als Mitarbeitende:r —, damit wir Ihre Daten vollständig zusammenstellen können.

Cookies und Browserspeicher

Das Dashboard setzt ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und — nur wenn Sie im Profilmenü eine Sprache wählen — ein Cookie mit dieser Sprachwahl (ein Jahr gültig). Die Wahl zwischen hellem und dunklem Design wird im Speicher Ihres Browsers abgelegt. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies; ein Cookie-Hinweis ist deshalb nicht erforderlich.

Schriften werden vom eigenen Server geladen; beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schriftanbieter aufgebaut.

Stand dieser Erklärung

Entwurf, erstellt aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Stand 13.09.2026). ⟨Datum der Freigabe durch die Betreiberin und die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten⟩